Ofte stillede spørgsmål (Q&A)
Vi ved, at der kan opstå mange spørgsmål i forbindelse med planlægning og deltagelse i festivalen – derfor har vi samlet svarene på de mest almindelige spørgsmål nedenfor.
Afsnittet opdateres løbende, og vi opfordrer jer til at læse det igennem, inden I kontakter os. Måske finder I allerede her det svar, I leder efter.
Hvor finder festivalen sted?
Food Festival 2025 afholdes den 5.–7. september 2025 på Tangkrogen i Aarhus, Marselisborg Havnevej 1, 8000 Aarhus C.
Hvad er åbningstiderne?
Åbningstider for pladsen:
Fredag den 5. september kl. 10.00-19.00 (Branchefredag kl. 10.00-13.00)
Lørdag den 6. september kl. 10.00-19.00
Søndag den 7. september kl. 10.00-17.00
Åbningstider for Nordiske Dråber og Spisestuen:
Fredag den 5. september kl. 13.00-20.30
Lørdag den 6. september kl. 11.30-20.30
Søndag den 7. september kl. 11.30-17.00
Aktører er forpligtet til at bemande og holde sin stand åben og aktiv for publikum inden for Food Festivals åbningstider.
Hvis dette ikke overholdes, pålægges aktøren en bøde på 5.000 kr.
Hvornår har vi adgang til at stille op?
Opbygning er mulig fra:
- Torsdag den 4. september fra kl. 08.00–20.00
- Fredag den 5. september fra kl. 07.00–09.00 (bemærk: alle stande skal være klar senest kl. 09.30)
Må vi vil gerne medbringe vores eget telt i stedet for at leje af Food Festival - er det muligt? Og hvad koster det?
Ja, det kan være en mulighed. Det kræver, at I fremsender beskrivelse og gerne foto af jeres eget telt/facilitet, da Food Festivals produktionschef skal godkende jeres set up, bl.a. af sikkerhedsmæssige årsager. Hvis jeres set up godkendes, så skal I købe pladsleje til 375 kr. pr. kvm.
Har I bestilt udstyr gennem os, vil det være opstillet ved ankomst. Evt. ekstraudstyr kan lejes mod tillæg. Tag gerne kontakt til os i forhold til priserne ved denne mulighed.
Skal vi medbringe smagsprøver?
Deltagende aktører er forpligtiget til at uddele smagsprøver til publikum i hele åbningstiden på Food Festival.
Må vi sælge mad?
Aktører på alle andre områder end Spisestuen må sælge mindre måltider/snacks. Den maksimale udsalgspris herpå er kr. 35. Hvis aktøren sælger snack/mindre måltid til konsumering på pladsen er aktøren forpligtet til at stille 30 enheder af jeres servering til rådighed for FOOD uden beregning. De 30 enheder er i stedet for at tage et cut af aktørens omsætning.
Der vil i løbet af festivalen komme festivalgæster med madbilletter, som skal indløses hos jer. Madbilletten udløser et valgfrit måltid hos jer. FOOD har ansvar for at trykke madbilletterne. FOOD afholder omkostningerne vedrørende trykning af billetterne. FOOD har ansvaret for at udleverer en boks, som aktøren kan opbevare madbilletterne i, når de indløses i aktørens stand. FOOD laver en plakat med foto af madbilletten, som hænges op i aktørens stand, så jeres personale i standen kan se, hvordan madbilletten ser ud.
FOOD anvender de 30 enheder / madbilletter til ekstern brug til samarbejdspartnere eller indkøbere/VIP-gæster. Snackbilletterne kommer IKKE til salg på pladsen – men vil blive udleveret direkte af FOOD. En medarbejder fra FOOD vil løbende indsamle og optælle de madbilletter aktøren har gemt i den udleveret boks. Hvis der er mere end 30 billetter i boksen vil FOOD efter festivalen afregne med aktøren i forbindelse med efterfakturering jf. den aftalte pris.
Må vi sælge vores produkter?
Alle aktører har ret til at sælge deres produkter fra standen. Salget er med henblik på, at gæsten tager produktet med hjem. For retningslinjer om konsumering af produkter på pladsen, se ovenstående punkter.
Food Festival tager intet cut eller gebyr for almindeligt salg på pladsen. Al omsætning tilfalder den deltagende virksomhed.
Må vi sælge drikkevarer?
Aktører må uddele smagsprøver på alkohol, kildevand, vin, sodavand, kaffe og andre drikkevarer til gæsterne.
Smagsprøver på alkohol må maksimalt være på 2 cl. Smagsprøver på ikke-alkoholiske drikke må maksimalt være på 6 cl. Salg af drikkevarer må ikke være med henblik på konsumering på pladsen, og produkterne skal derfor sælges uåbnede og ikke-afkølede.
Retningslinjerne for udskænkning af alkohol er dog anderledes for området Nordiske Dråber, hvor alkoholproducenter udstiller. Aktører på Nordiske Dråber sælger deres smagsprøver gennem et poletsystem, der drives af FOOD. Her må smagsprøver på spiritus maksimalt være på 2 cl., mens smagsprøver på øl og hedvine må være på maksimalt 6 cl. Tilsvarende regler for salg af produkter (dvs. hele flasker) gælder her, dvs. at salg ikke må være med henblik på konsumering på pladsen, og produkterne skal derfor sælges uåbnede og ikke-afkølede.
Hvis ovenstående ikke overholdes, pålægges aktøren en bøde på 5.000 kr.
Hvad gælder af regler for fødevaresikkerhed?
Alle aktører, der håndterer mad og drikke, skal være registreret hos Fødevarestyrelsen og overholde gældende regler for opbevaring, tilberedning og hygiejne. Fødevarekontrollen kan komme forbi under festivalen.
Hvor og hvordan må vi skilte på vores stand?
Det er ikke tilladt at skilte uden for aktørens stand (dvs. telt, hytte mv.) medmindre andet er aftalt med kontaktpersonen i FOOD. Det er dermed ikke tilladt at opsætte beach flag, store reklamebannere, roll-ups mv. uden for standens rammer.
Er der vagter på pladsen om natten?
FOOD sørger for og afholder udgiften til vagtopsyn om natten i hele opbygningsfasen (kl. 22.00-07.30), under festivalen (kl. 22.00-07.30) og natten mellem søndag d. 7. september og mandag d. 8. september.